„Höchste Weisheiten sind belanglose Daten, wenn man Sie nicht zur Grundlage von Handlungen und Verhaltensweisen macht.“

Peter F. Drucker

Software

Wer profitiert von unserer Anwendung?

Unsere Software wurde gezielt für Organisationen entwickelt, deren tägliches Geschäft die Planung und Durchführung von Marketingprojekten und Veranstaltungen ist.

Sämtliche Marketingprojekte und Veranstaltungen werden zentral erfasst und dabei alle projektrelevanten Informationen abgelegt. Über konfigurierbare Workflows können neue Veranstaltungen und Marketing Projekte aus den Fachabteilungen des Unternehmens angefragt, abgestimmt und in die Umsetzung gebracht werden.

Zusätzlich werden Exponate, sowie Standbau-, Schulungs- und Mietmaterial über alle Lagerorte hinweg in der Software abgebildet. Workflow-basiert fragen unterschiedliche Fachabteilungen Exponate und Material beim zentralen Marketing für die unterschiedlichen Veranstaltungen an. Dabei werden Konfliktsituationen in Menge und Termin sofort vom System erkannt und ausgewiesen.

Nach erfolgter Freigabe unterstützt das System bei der Planung und Durchführung der Logistik und ermöglicht eine Barcode-basierte Kommissionierung, Verladung und Verfolgung der Materialien. Unabhängig, ob das Messelager in-house oder durch einen externen Dienstleister betrieben wird.

Notwendige Abstimmungs-, Beschaffungs- und Freigabeprozesse werden standardisiert und Informationsflüsse auf diese Weise kanalisiert. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten bieten zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber, was, wann, wie und wo an Aktivitäten abgestimmt, freigegeben, verwendet, beauftragt, beschafft oder umgesetzt wurde.

Durch den Einsatz der Software werden die Projektverantwortlichen und -beteiligten in Ihrer täglichen Arbeit deutlich entlastet.

 

 

Warum sollte unsere Software genutzt werden?

Hochgradig individualisierbar, cloudbasiert und wartungsfreundlich.

Unsere Software bietet den großen Vorteil, dass Sie aufgrund des generischen Entwicklungsansatzes sehr gut an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden kann, ohne dass individueller Code implementiert werden muss.

Dieses hohe Maß an Anpassbarkeit ermöglicht Ihnen eine rasche Einführung unserer Software trotz Ihren hochgradig individuellen Prozessen.

Unser ausgereiftes Betriebskonzept sorgt dafür, dass Ihre Anwendung stets auf dem neusten Stand und Ihre Benutzer immer gut informiert und umsorgt sind. Auf Wunsch ist unser telefonischer Helpdesk für Sie erreichbar, zyklische Schulungen und Trainings runden unser Angebot ab und sorgen für frustfreies und zielgerichtetes Arbeiten.

 

Software

 

 

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Projektverwaltung

Basisfunktion ist die Planung und Realisierung von Projekten wie zum Beispiel Messen, Tech-Days, Road Shows sowie Marketingprojekte und Werbeaktivitäten.

Dazu gehört im Wesentlichen die Projektstatus-abhängige Verwaltung von Stammdaten sowie die Abstimmung über die auf der Veranstaltung gezeigten Inhalte und Themen. Diese Abstimmung erfolgt über einen Workflow-basierten Anfrage- und Freigabeprozess zwischen Fachabteilungen, Projektverantwortlichen, zentraler Kommunikationsabteilung und ausführenden Dienstleistern wie Messebau und Messelogistik.

Dabei gibt das System den Benutzern immer sofort eine Rückmeldung zur Durchführbarkeit Ihrer Anfragen und warnt im Falle von Terminkonflikten oder zu wenig vorhandenem Material.

Projektverwaltung

Stammdaten und Prozesse

Verwalten Sie Stammdaten abhängig von der Projekt- oder Veranstaltungskategorie.

Definieren Sie projekt- oder veranstaltungsspezifische Prozessabläufe.

Nutzen Sie projekt- oder veranstaltungsspezifische Übersichten und Kalender.

Material- und Medienbeschaffung

Führen Sie Anfrage- und Freigabeworkflows für Exponate und Medien basierend auf Workflows durch.

Erkennen Sie bereits lange im Vorfeld, dass Materialien auf mehreren Veranstaltungen gleichzeitig benötigt werden.

Konfigurieren Sie Ihre Exponate veranstaltungsspezifisch.

Dokumentenverwaltung

Hinterlegen Sie beliebige Dokumente mit zusätzlichen Informationen direkt an Ihren Projekten.

Machen Sie hinterlegte Dokumente ganz einfach zugänglich, auch für Personen außerhalb Ihrer Organisation.

Verwalten Sie Stammdaten abhängig von der Projekt- oder Veranstaltungskategorie.

Definieren Sie projekt- oder veranstaltungsspezifische Prozessabläufe.

Nutzen Sie projekt- oder veranstaltungsspezifische Übersichten und Kalender.

Führen Sie Anfrage- und Freigabeworkflows für Exponate und Medien basierend auf Workflows durch.

Erkennen Sie bereits lange im Vorfeld, dass Materialien auf mehreren Veranstaltungen gleichzeitig benötigt werden.

Konfigurieren Sie Ihre Exponate veranstaltungsspezifisch.

Hinterlegen Sie beliebige Dokumente mit zusätzlichen Informationen direkt an Ihren Projekten.

Machen Sie hinterlegte Dokumente ganz einfach zugänglich, auch für Personen außerhalb Ihrer Organisation.

Material- und Medienverwaltung

Grundfunktion ist die Verwaltung von physischen und virtuellen Materialien mit Ihren Stammdaten. Dazu gehören in erster Linie Exponate und deren Bestandteile, wie z.B. Produkte, Trägersysteme, Hardware zum Abspielen von Animationen etc. Aber auch Standbau- und Mietmaterial, sowie Produktpräsentationen, Animationen und Werbevideos können zentral abgelegt und in Ihren unterschiedlichen Sprachversionen verwaltet werden.

Über einen Konfigurator lassen sich Exponate basierend auf einem zuvor definierten Regelwerk konfigurieren, d.h. aus einzelnen Komponenten, wie Träger, Produkten und Medien zusammensetzen und auf unterschiedliche Verpackungseinheiten aufteilen.

Lagerbestände und Lagerorte der einzelnen Komponenten können dabei über mobile Endgeräte erfasst (Barcode) und verändert werden. Dies schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit über Standort und Menge Ihrer verfügbaren Materialien.

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Material- und Medienverwaltung

Stammdatenverwaltung

Verwalten Sie Stammdaten verschiedener Material- und Medientypen in unterschiedlichen Lagerorten.

Definieren Sie den Lebenszyklus Ihrer Materialien und Medien.

Hinterlegen Sie relevante Informationen für Zoll und Logistik.

Führen Sie Lagerbestände von Exponaten, Produkten, Werbemitteln, Standbaumaterial, Trägersystemen, Verbrauchs- und Mietmaterial.

Materialkonfiguration

Definieren Sie die Struktur Ihrer Exponate aus Einzelkomponenten wie Trägersystemen und Produkten.

Erweitern Sie bestehende Exponate veranstaltungsspezifisch um Medieneinheiten, Präsentationen und Displays.

Erkennen Sie frühzeitig Unterdeckungen im Poolmaterial durch systemgestützte Bedarfsermittlung.

Medienverwaltung

Verwalten Sie Ihre Präsentationen, Flyer, Handouts, Videos etc. mehrsprachig und in verschiedenen Versionen.

Verknüpfen Sie Mediendatensätze mit Exponaten.

Beauftragen Sie das Bereitstellen neuer Medien durch Ihre Agentur direkt über die Software.

Verwalten Sie Stammdaten verschiedener Material- und Medientypen in unterschiedlichen Lagerorten.

Definieren Sie den Lebenszyklus Ihrer Materialien und Medien.

Hinterlegen Sie relevante Informationen für Zoll und Logistik.

Führen Sie Lagerbestände von Exponaten, Produkten, Werbemitteln, Standbaumaterial, Trägersystemen, Verbrauchs- und Mietmaterial.

Definieren Sie die Struktur Ihrer Exponate aus Einzelkomponenten wie Trägersystemen und Produkten.

Erweitern Sie bestehende Exponate veranstaltungsspezifisch um Medieneinheiten, Präsentationen und Displays.

Erkennen Sie frühzeitig Unterdeckungen im Poolmaterial durch systemgestützte Bedarfsermittlung.

Verwalten Sie Ihre Präsentationen, Flyer, Handouts, Videos etc. mehrsprachig und in verschiedenen Versionen.

Verknüpfen Sie Mediendatensätze mit Exponaten.

Beauftragen Sie das Bereitstellen neuer Medien durch Ihre Agentur direkt über die Software.

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Teilnehmerverwaltung

Die Teilnehmerverwaltung ermöglicht das einplanen von internen und externen Teilnehmern auf Veranstaltungen.
Die Teilnahme kann dabei systemgestützt über einen Workflow abgefragt, bestätigte Teilnehmer werden in den Kommunikationsfluss eingebunden.
Aus erweiterbaren Katalogen können den Teilnehmern zeitraumbezogen unterschiedliche Aufgaben wie beispielsweise Standdienst, Empfang, Catering oder Fahrer zugewiesen werden. Zusätzlich bietet die Teilnehmerverwaltung die Möglichkeit weitere Informationen am Teilnehmer zu hinterlegen und in Form von Teilnehmerlisten zu exportieren.

Teilnehmerverwaltung

Organisation von Veranstaltungsteilnehmern

Organisieren Sie interne sowie externe Teilnehmer in individuellen Katalogen.

Buchen Sie Teilnehmer aus Katalogen auf Veranstaltungen.

Weisen Sie vordefinierte Aufgaben zu oder erstellen Sie neue, individuelle Aufgaben.

Organisation des Projektteams

Stellen Sie workflowgestützt Ihr Projektteam zusammen.

Binden Sie Ihr Projektteam automatisch in die relevante Kommunikation ein.

Einbetten in Ihre Organisation

Exportieren Sie Übersichten der Teilnehmer oder des Projektteams.

Definieren Sie Anfrageworkflows zur Abfrage von Teilnehmern in Ihrer Organisation und führen Sie diese aus.

Organisieren Sie interne sowie externe Teilnehmer in individuellen Katalogen.

Buchen Sie Teilnehmer aus Katalogen auf Veranstaltungen.

Weisen Sie vordefinierte Aufgaben zu oder erstellen Sie neue, individuelle Aufgaben.

Stellen Sie workflowgestützt Ihr Projektteam zusammen.

Binden Sie Ihr Projektteam automatisch in die relevante Kommunikation ein.

Exportieren Sie Übersichten der Teilnehmer oder des Projektteams.

Definieren Sie Anfrageworkflows zur Abfrage von Teilnehmern in Ihrer Organisation und führen Sie diese aus.

Logistik-Steuerung

Zentrale Funktion der Logistik-Steuerung ist die Planung und Durchführung ihrer Transporte.  Dabei werden unterschiedlichste Szenarien unterstützt.

  • Hin- und Rücklieferung aus einem zentralen Messelager
  • Hin- und Rücklieferung aus mehreren Messelagern (ggf. inkl. Konsolidierung)
  • Gleichzeitige Lieferungen auf unterschiedlichen Transportwegen (Land, Luft, Wasser)
  • Verketten von Lieferungen zwischen Veranstaltungen mit und ohne Zwischenlager
  • Bildung von internationaler Transportrouten auf Basis von Carnets

Dabei werden zollrelevante Vorgaben berücksichtigt und Dokumente wie Proforma Rechnung oder Carnet vom System bereitgestellt.

Mit der Erweiterung „EM Mobile“ wird das Kommissionieren, Verladen und Verfolgen der Lieferungen unterstützt. Darüber hinaus unterstützt die mobile Erweiterung bei der Organisation der Messelager und der Instandhaltung von Exponaten.

Da mobile Endgeräte mit iOS und Android unterstützt werden, entfällt die Anschaffung teurer Hardware.

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Logistik-Steuerung

Transportmanagement

Definieren und verwalten Sie Hin- und Rücktransporte zu und von Veranstaltungen sowie Transporte zwischen Veranstaltungen.

Bilden Sie zusammenhängende Transportrouten und Roadshows über mehrere Veranstaltungen und verschiedene Länder und Kontinenten.

Behalten Sie in Echtzeit den Überblick übermögliche Buchungskonflikte.

Barcodebasierte Materialverwaltung

Verwalten Sie Ihr Material basierend auf Barcodes und führen Sie den Picking-Prozess toolgestützt auf mobilen Endgeräten durch.

Führen Sie Check-In/Check-Out Prozesse in Ihren unterschiedlichen Messelagern und auf Veranstaltungen durch.

Verfolgen Sie Ihr Material basierend auf der Check-In/Check-Out Historie und den gespeicherten Geolokationen.

Vordefinierte Exporte

Erstellen Sie Frachtdokumente und Zollpapiere auf Knopfdruck.

Nutzen Sie vorgefertigte Exporte zur Anforderung von Frachtangeboten.

Definieren und verwalten Sie Hin- und Rücktransporte zu und von Veranstaltungen sowie Transporte zwischen Veranstaltungen.

Bilden Sie zusammenhängende Transportrouten und Roadshows über mehrere Veranstaltungen und verschiedene Länder und Kontinenten.

Behalten Sie in Echtzeit den Überblick übermögliche Buchungskonflikte.

Verwalten Sie Ihr Material basierend auf Barcodes und führen Sie den Picking-Prozess toolgestützt auf mobilen Endgeräten durch.

Führen Sie Check-In/Check-Out Prozesse in Ihren unterschiedlichen Messelagern und auf Veranstaltungen durch.

Verfolgen Sie Ihr Material basierend auf der Check-In/Check-Out Historie und den gespeicherten Geolokationen.

Erstellen Sie Frachtdokumente und Zollpapiere auf Knopfdruck.

Nutzen Sie vorgefertigte Exporte zur Anforderung von Frachtangeboten.

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Aufgaben- und Terminverwaltung

Ein umfassender Katalog aus vordefinierten Aufgaben und Terminen bildet den Kern der Aufgaben- und Terminverwaltung. Dieser Katalog lässt sich durch kundenindividuelle Vorlagen erweitern und integriert sich nahtlos in die im System abgebildeten Workflows.
Auf Basis der definierten Vorlagen erzeugt das System zum richtigen Zeitpunkt die entsprechende Aufgaben und Deadlines und weist Sie den zuständigen Mitarbeitern zu.
Die Rückmeldungen der Mitarbeiter zu durchgeführten Aufgaben können vom System ausgewertet und entsprechende Nachweise für ISO Zertifizierungen und Prozessaudits exportiert werden. Zahlreiche Übersichten und Mechanismen zur Benachrichtigung und Nachverfolgung tragen dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter stets den Überblick über die aktuellen Aufgaben behalten.

Aufgaben- und Terminverwaltung

Aufgabenmanagement

Steuern Sie Ihr Team über rollenspezifische Aufgaben entlang vordefinierter Meilensteine.

Erzeugen Sie freie Aufgaben mit persönlicher Zuweisung.

Sehen Sie Aufgaben und Deadlines in Kalenderansichten und auf Ihrem Dashboard.

Deadlines

Profitieren Sie von automatisch durch das System vorgegebenen Zeitschienen mit aktiven Benachrichtigungen für die Benutzer.

Setzen Sie eigene Deadlines basierend auf vordefinierten Templates.

Zertifizierung und Auditierung

Exportieren Sie im System durchgeführte Abläufe und erhalten Sie dadurch die notwendige Prozessdokumentation für Zertifizierungen bzw. Auditierungen.

Steuern Sie Ihr Team über rollenspezifische Aufgaben entlang vordefinierter Meilensteine.

Erzeugen Sie freie Aufgaben mit persönlicher Zuweisung.

Sehen Sie Aufgaben und Deadlines in Kalenderansichten und auf Ihrem Dashboard.

Profitieren Sie von automatisch durch das System vorgegebenen Zeitschienen mit aktiven Benachrichtigungen für die Benutzer.

Setzen Sie eigene Deadlines basierend auf vordefinierten Templates.

Exportieren Sie im System durchgeführte Abläufe und erhalten Sie dadurch die notwendige Prozessdokumentation für Zertifizierungen bzw. Auditierungen.

Data Warehouse

Das Reporting Modul unterstützt Sie dabei, neue Informationen aus Ihren Daten abzuleiten. Definieren Sie eigene Kennzahlen oder greifen Sie auf eine Auswahl bereits etablierter KPIs zurück. Nutzen Sie interaktive Grafiken, Excel Exporte und nach PowerPoint exportierbare Diagramme, um Ihre Abläufe zu analysieren und stetig zu verbessern.

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Data Warehouse

Interaktives Reporting

Verwenden Sie interaktive Reports zur Visualisierung Ihrer Daten.

Generieren Sie neue Erkenntnisse auf Basis der gesammelten Daten vergangener Veranstaltungen und nutzen Sie diese zur Optimierung zukünftige Projekte.

Grafische Jahresberichte

Profitieren Sie von automatisch erzeugten Jahresberichten mit grafischen Auswertungen.

Erzeugen Sie Jahresberichte auf Knopfdruck.

Kundenindividuelle KPI-Reports im Excel-Format

Exportieren Sie die für Sie relevanten Kennzahlen in das Excel-Format.

Verwenden Sie interaktive Reports zur Visualisierung Ihrer Daten.

Generieren Sie neue Erkenntnisse auf Basis der gesammelten Daten vergangener Veranstaltungen und nutzen Sie diese zur Optimierung zukünftige Projekte.

Profitieren Sie von automatisch erzeugten Jahresberichten mit grafischen Auswertungen.

Erzeugen Sie Jahresberichte auf Knopfdruck.

Exportieren Sie die für Sie relevanten Kennzahlen in das Excel-Format.

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